Perfectionnement en Gestion Administrative

42 heures

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Cette formation s’adresse à celles et ceux qui souhaitent aller plus loin dans la maîtrise de la gestion administrative. Vous apprendrez à optimiser vos processus, à utiliser les outils bureautiques de manière avancée, et à gérer les aspects humains, juridiques et comptables de l’administration. L’objectif : gagner en autonomie, en précision et en impact dans vos missions quotidiennes.

OBJECTIFS Pédagogiques

● Maîtriser les techniques avancées de gestion administrative : Optimisation des processus et gestion des priorités.
● Utiliser efficacement les outils bureautiques : Word, Excel, et Outlook pour l’administration.
● Gérer les ressources humaines et administratives : Gestion des plannings, des dossiers du personnel, et des réunions.
● Comprendre les aspects juridiques et comptables de l’administration : Conformité légale, gestion des contrats, et suivi budgétaire.
● Améliorer la communication interne et externe : Techniques de rédaction, gestion de la correspondance, et communication digitale.

CONTENU DE LA FORMATION

Module 1 : Optimisation des Processus Administratifs

Introduction à la gestion administrative avancée
● Définition et importance de la gestion administrative.
● Rôles et responsabilités spécifiques d’un gestionnaire administratif.
● Les compétences clés pour une gestion administrative efficace.

Techniques d’organisation et de gestion du temps
● Identification des tâches prioritaires : méthodes de priorisation (Matrice d’Eisenhower, méthode ABC).
● Stratégies pour gérer les interruptions et les tâches multiples (multitâche) : techniques de gestion du stress et de la concentration.
● Outils de gestion du temps : agendas, plannings numériques, et applications de gestion des tâches.

Optimisation des processus administratifs
● Analyse des processus existants : identification des inefficacités et redondances.
● Techniques d’amélioration continue (Kaizen) appliquées à l’administration.
● Introduction aux outils de gestion des flux de travail (Workflow) : automatisation et optimisation des tâches répétitives.

Gestion des dossiers et archivage
● Techniques d’organisation des documents physiques : méthodes de classement, systèmes de codage et étiquetage.
● Organisation des documents numériques : utilisation des outils de gestion documentaire (GED), gestion des versions.
● Respect des normes légales pour la conservation des documents : réglementation en matière de durée de conservation, RGPD.

Module 2 : Utilisation Avancée des Outils Bureautiques

Word pour la gestion administrative
● Création de modèles de documents : lettres type, formulaires, tableaux.
● Utilisation du publipostage pour les communications en masse : envoi de courriers personnalisés.
● Gestion des révisions : suivi des modifications, commentaires, et validation de documents.

Excel pour la gestion administrative
● Création de tableaux croisés dynamiques pour analyser les données complexes.
● Utilisation de formules avancées pour automatiser les calculs : fonctions SI, RECHERCHEV, SOMME.SI.ENS.
● Gestion des bases de données simples : tri, filtre, validation des données.

Outlook pour une communication efficace
● Gestion avancée des emails : règles de tri, archivage automatique, gestion des priorités.
● Utilisation des calendriers partagés : planification de réunions, gestion des disponibilités.
● Organisation des tâches et rappels : synchronisation avec d’autres outils bureautiques.

Intégration des outils bureautiques
● Combinaison des outils Word, Excel, et Outlook pour la gestion des projets administratifs complexes.

● Partage et collaboration sur des documents en temps réel : utilisation de SharePoint et OneDrive.
● Gestion de la sécurité des informations dans les outils bureautiques : chiffrement, gestion des accès.

Module 3 : Gestion des Ressources Humaines et Administratives

Gestion des plannings et des réunions
● Techniques de planification efficace : utilisation de Gantt, planification rétroactive.
● Prise de rendez-vous : gestion des conflits d’agenda, confirmation et suivi des rendez-vous.
● Suivi et compte rendu de réunions : rédaction de procès-verbaux, diffusion des comptes rendus.

Gestion des dossiers du personnel
● Création et mise à jour des dossiers : suivi des informations personnelles, documents contractuels.
● Sécurisation des dossiers : gestion des accès, sauvegarde des données sensibles.
● Conformité légale : respect des réglementations en matière de gestion des dossiers personnels.

Techniques de gestion des absences et congés
● Suivi des absences : gestion des absences imprévues, planification des congés.
● Gestion des congés payés et RTT : calcul des droits acquis, gestion des soldes.
● Outils de gestion des absences : logiciels RH, feuilles de suivi.

Communication avec les équipes
● Techniques de communication interne : canaux de communication, gestion des informations descendantes et ascendantes.
● Gestion des conflits au sein des équipes : techniques de médiation, résolution de conflits.
● Outils de communication collaboratifs : messageries instantanées, plateformes collaboratives.

Module 4 : Aspects Juridiques et Comptables

Conformité légale dans la gestion administrative
● Respect des réglementations en vigueur : RGPD, législation du travail.
● Gestion des contrats : types de contrats, clauses essentielles, gestion des renouvellements.
● Mise en place d’un registre de conformité : suivi des obligations légales, archivage des documents juridiques.

Introduction à la comptabilité administrative
● Les bases de la comptabilité : principes généraux, terminologie courante.
● Lecture et interprétation des bilans et comptes de résultat : analyse des indicateurs clés.
● Gestion des factures : émission, suivi des paiements, relance des créances.

Suivi budgétaire et gestion des coûts
● Élaboration d’un budget prévisionnel : définition des postes de dépenses et de recettes.
● Suivi budgétaire : contrôle des écarts, ajustement des prévisions.
● Techniques de réduction des coûts : analyse des dépenses, négociation avec les fournisseurs.

Gestion des achats et des fournisseurs
● Processus d’achat : de la demande de devis à la commande.
● Négociation avec les fournisseurs : préparation, techniques de négociation, gestion desrelations.

● Suivi des fournisseurs : évaluation des performances, gestion des contrats et renouvellements.

Module 5 : Communication Administrative et Conclusion

Techniques de rédaction administrative
● Rédaction de courriers professionnels : structure, ton, formules de politesse.
● Rédaction de rapports et comptes-rendus : clarté, concision, présentation des données.
● Techniques de reformulation pour une communication efficace : éviter les ambiguïtés, assurer la compréhension.

Gestion de la correspondance externe
● Communication avec les clients : rédaction d’emails commerciaux, gestion des réclamations.
● Communication avec les partenaires : suivi des relations, envoi de propositions.
● Gestion des fournisseurs : suivi des commandes, correspondance pour le suivi de livraison.

Communication digitale dans l’administration
● Utilisation des réseaux sociaux pour la communication institutionnelle : gestion des comptes, publication de contenus.
● Gestion des emails de masse : segmentation des destinataires, personnalisation des envois.
● Stratégies de communication digitale : plan de communication, gestion des crises en ligne.

Bilan et retour d’expérience
● Évaluation de la formation : retour sur les objectifs, évaluation des acquis.
● Questions-réponses : clarification des points abordés, échanges d’expériences.
● Conseils pour aller plus loin : pistes de perfectionnement, ressources supplémentaires.

Module 6 : Révision et Examen Pratique

Révision générale et questions-réponses
● Retour sur les points difficiles : approfondissement des notions complexes.
● Préparation à l’examen pratique : présentation du format, conseils pour réussir.

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Individuel ou collectif

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PUBLIC CIBLE

● Assistants administratifs souhaitant perfectionner leurs compétences.
● Secrétaires désirant évoluer vers des postes à responsabilités.
● Responsables administratifs souhaitant optimiser leur gestion quotidienne.
● Toute personne impliquée dans la gestion administrative souhaitant approfondir ses connaissances.

Prérequis

● Expérience préalable en gestion administrative.
● Connaissances de base des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
● Compréhension des processus administratifs courants (facturation, gestion des dossiers, communication interne).

DURÉE DE LA FORMATION ET MODALITÉS D’ORGANISATION :

  • En présentiel : 10 stagiaires maximum
  • Sur site : sur-mesure, nous contacter
  • En distanciel : 4 stagiaires maximum

LIEU DE LA FORMATION

•⁠ ⁠En présentiel : à déterminer.
•⁠ ⁠Possibilité de formation sur site.
•⁠ ⁠En distanciel : via Google Meets

DÉLAI D’ACCÈS

Pour une formation en présentiel, les inscriptions doivent être réalisées 2 semaines avant le début de la formation.
Pour une formation sur site, les inscriptions doivent être réalisées 1 semaine avant le début de la formation en fonction des disponibilités des 2 parties.
Pour une formation en distanciel, les inscriptions doivent être réalisées 1 semaine avant le début de la formation.

TARIF

sur devis

ACCESSIBILITÉ AUX PERSONNES HANDICAPÉES

Les personnes atteintes de handicap souhaitant suivre cette formation sont invitées à nous contacter directement, afin d’étudier ensemble les possibilités de suivre la formation dans les meilleures conditions.

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