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Nos formations › Fiche formation

Perfectionnement en gestion administrative

Renforcez vos compétences administratives pour devenir un pilier d’efficacité, de rigueur et de communication au sein de votre structure.

Niveau Débutant
42 heures
Hybride
Formation animée par Axelle
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L’essentiel

42 heures
Hybride
Débutant
Individuel ou collectif
sur devis

Organisme certifié Qualiopi · Formation finançable par votre OPCO

Objectifs pédagogiques

Ce que vous saurez faire

● Maîtriser les techniques avancées de gestion administrative : Optimisation des processus et gestion des priorités.
● Utiliser efficacement les outils bureautiques : Word, Excel, et Outlook pour l’administration.
● Gérer les ressources humaines et administratives : Gestion des plannings, des dossiers du personnel, et des réunions.
● Comprendre les aspects juridiques et comptables de l’administration : Conformité légale, gestion des contrats, et suivi budgétaire.
● Améliorer la communication interne et externe : Techniques de rédaction, gestion de la correspondance, et communication digitale.

Contenu de la formation

Le programme

Module 1 : Optimisation des Processus Administratifs

Introduction à la gestion administrative avancée
● Définition et importance de la gestion administrative.
● Rôles et responsabilités spécifiques d’un gestionnaire administratif.
● Les compétences clés pour une gestion administrative efficace.

Techniques d’organisation et de gestion du temps
● Identification des tâches prioritaires : méthodes de priorisation (Matrice d’Eisenhower, méthode ABC).
● Stratégies pour gérer les interruptions et les tâches multiples (multitâche) : techniques de gestion du stress et de la concentration.
● Outils de gestion du temps : agendas, plannings numériques, et applications de gestion des tâches.

Optimisation des processus administratifs
● Analyse des processus existants : identification des inefficacités et redondances.
● Techniques d’amélioration continue (Kaizen) appliquées à l’administration.
● Introduction aux outils de gestion des flux de travail (Workflow) : automatisation et optimisation des tâches répétitives.

Gestion des dossiers et archivage
● Techniques d’organisation des documents physiques : méthodes de classement, systèmes de codage et étiquetage.
● Organisation des documents numériques : utilisation des outils de gestion documentaire (GED), gestion des versions.
● Respect des normes légales pour la conservation des documents : réglementation en matière de durée de conservation, RGPD.

Module 2 : Utilisation Avancée des Outils Bureautiques

Word pour la gestion administrative
● Création de modèles de documents : lettres type, formulaires, tableaux.
● Utilisation du publipostage pour les communications en masse : envoi de courriers personnalisés.
● Gestion des révisions : suivi des modifications, commentaires, et validation de documents.

Excel pour la gestion administrative
● Création de tableaux croisés dynamiques pour analyser les données complexes.
● Utilisation de formules avancées pour automatiser les calculs : fonctions SI, RECHERCHEV, SOMME.SI.ENS.
● Gestion des bases de données simples : tri, filtre, validation des données.

Outlook pour une communication efficace
● Gestion avancée des emails : règles de tri, archivage automatique, gestion des priorités.
● Utilisation des calendriers partagés : planification de réunions, gestion des disponibilités.
● Organisation des tâches et rappels : synchronisation avec d’autres outils bureautiques.

Intégration des outils bureautiques
● Combinaison des outils Word, Excel, et Outlook pour la gestion des projets administratifs complexes.

● Partage et collaboration sur des documents en temps réel : utilisation de SharePoint et OneDrive.
● Gestion de la sécurité des informations dans les outils bureautiques : chiffrement, gestion des accès.

Module 3 : Gestion des Ressources Humaines et Administratives

Gestion des plannings et des réunions
● Techniques de planification efficace : utilisation de Gantt, planification rétroactive.
● Prise de rendez-vous : gestion des conflits d’agenda, confirmation et suivi des rendez-vous.
● Suivi et compte rendu de réunions : rédaction de procès-verbaux, diffusion des comptes rendus.

Gestion des dossiers du personnel
● Création et mise à jour des dossiers : suivi des informations personnelles, documents contractuels.
● Sécurisation des dossiers : gestion des accès, sauvegarde des données sensibles.
● Conformité légale : respect des réglementations en matière de gestion des dossiers personnels.

Techniques de gestion des absences et congés
● Suivi des absences : gestion des absences imprévues, planification des congés.
● Gestion des congés payés et RTT : calcul des droits acquis, gestion des soldes.
● Outils de gestion des absences : logiciels RH, feuilles de suivi.

Communication avec les équipes
● Techniques de communication interne : canaux de communication, gestion des informations descendantes et ascendantes.
● Gestion des conflits au sein des équipes : techniques de médiation, résolution de conflits.
● Outils de communication collaboratifs : messageries instantanées, plateformes collaboratives.

Module 4 : Aspects Juridiques et Comptables

Conformité légale dans la gestion administrative
● Respect des réglementations en vigueur : RGPD, législation du travail.
● Gestion des contrats : types de contrats, clauses essentielles, gestion des renouvellements.
● Mise en place d’un registre de conformité : suivi des obligations légales, archivage des documents juridiques.

Introduction à la comptabilité administrative
● Les bases de la comptabilité : principes généraux, terminologie courante.
● Lecture et interprétation des bilans et comptes de résultat : analyse des indicateurs clés.
● Gestion des factures : émission, suivi des paiements, relance des créances.

Suivi budgétaire et gestion des coûts
● Élaboration d’un budget prévisionnel : définition des postes de dépenses et de recettes.
● Suivi budgétaire : contrôle des écarts, ajustement des prévisions.
● Techniques de réduction des coûts : analyse des dépenses, négociation avec les fournisseurs.

Gestion des achats et des fournisseurs
● Processus d’achat : de la demande de devis à la commande.
● Négociation avec les fournisseurs : préparation, techniques de négociation, gestion desrelations.

● Suivi des fournisseurs : évaluation des performances, gestion des contrats et renouvellements.

Module 5 : Communication Administrative et Conclusion

Techniques de rédaction administrative
● Rédaction de courriers professionnels : structure, ton, formules de politesse.
● Rédaction de rapports et comptes-rendus : clarté, concision, présentation des données.
● Techniques de reformulation pour une communication efficace : éviter les ambiguïtés, assurer la compréhension.

Gestion de la correspondance externe
● Communication avec les clients : rédaction d’emails commerciaux, gestion des réclamations.
● Communication avec les partenaires : suivi des relations, envoi de propositions.
● Gestion des fournisseurs : suivi des commandes, correspondance pour le suivi de livraison.

Communication digitale dans l’administration
● Utilisation des réseaux sociaux pour la communication institutionnelle : gestion des comptes, publication de contenus.
● Gestion des emails de masse : segmentation des destinataires, personnalisation des envois.
● Stratégies de communication digitale : plan de communication, gestion des crises en ligne.

Bilan et retour d’expérience
● Évaluation de la formation : retour sur les objectifs, évaluation des acquis.
● Questions-réponses : clarification des points abordés, échanges d’expériences.
● Conseils pour aller plus loin : pistes de perfectionnement, ressources supplémentaires.

Module 6 : Révision et Examen Pratique

Révision générale et questions-réponses
● Retour sur les points difficiles : approfondissement des notions complexes.
● Préparation à l’examen pratique : présentation du format, conseils pour réussir.

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Qui vous accompagne

Votre formateur

Axelle

Pour qui ?

Public & prérequis

Public cible

● Assistants administratifs souhaitant perfectionner leurs compétences.
● Secrétaires désirant évoluer vers des postes à responsabilités.
● Responsables administratifs souhaitant optimiser leur gestion quotidienne.
● Toute personne impliquée dans la gestion administrative souhaitant approfondir ses connaissances.

Prérequis

● Expérience préalable en gestion administrative.
● Connaissances de base des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
● Compréhension des processus administratifs courants (facturation, gestion des dossiers, communication interne).

Organisation

Modalités pratiques

Durée & organisation

  • En présentiel : 10 stagiaires maximum
  • Sur site : sur-mesure, nous contacter
  • En distanciel : 4 stagiaires maximum

Lieu de la formation

•⁠ ⁠En présentiel : à déterminer.
•⁠ ⁠Possibilité de formation sur site.
•⁠ ⁠En distanciel : via Google Meets

Délai d’accès

Pour une formation en présentiel, les inscriptions doivent être réalisées 2 semaines avant le début de la formation.
Pour une formation sur site, les inscriptions doivent être réalisées 1 semaine avant le début de la formation en fonction des disponibilités des 2 parties.
Pour une formation en distanciel, les inscriptions doivent être réalisées 1 semaine avant le début de la formation.

Accessibilité aux personnes en situation de handicapVous êtes en situation de handicap ? Contactez notre référente handicap, Solenn Gaune, au 07 83 00 66 63 ou à formation@apostrophe-consulting.fr : nous étudions ensemble les adaptations possibles pour suivre la formation dans les meilleures conditions.
Pédagogie & évaluation

Comment se déroule la formation

Méthodes pédagogiques

  • Apports théoriques courts et illustrés d’exemples concrets
  • Exercices pratiques et mises en situation sur vos propres supports
  • Échanges avec le formateur et retours personnalisés
  • Supports de formation remis à chaque participant

Modalités d’évaluation

  • Recueil des besoins et positionnement avant la formation
  • Évaluation des acquis tout au long de la formation (exercices, mises en pratique)
  • Évaluation finale des compétences acquises
  • Questionnaires de satisfaction à chaud et à froid

À l’issue de la formation

  • Certificat de réalisation remis à chaque participant
  • Attestation de fin de formation récapitulant les objectifs
  • Accès aux supports et ressources vus pendant la formation

Nos résultats

Les chiffres de la thématique

Mesurés auprès de nos apprenants, à l’issue de la formation puis 3 mois après.

Financement

Cette formation peut être prise en charge

Selon votre statut, elle est finançable par votre OPCO, votre fonds d’assurance formation (AGEFICE, FIF-PL, FAFCEA) ou votre CPF. Nous vérifions vos droits gratuitement et montons le dossier avec vous.

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Vos questions

Questions fréquentes

Cette formation peut-elle être financée ?
Oui, dans la plupart des cas. Selon votre statut, elle peut être prise en charge par votre OPCO ou par votre fonds d’assurance formation (AGEFICE, FIF-PL, FAFCEA…). Nous vérifions vos droits gratuitement et montons le dossier avec vous. Connaître mon budget
Peut-on suivre la formation à distance ?
Oui. Selon la formation, les séances ont lieu en présentiel, directement dans vos locaux ou à distance en visioconférence. Les modalités possibles sont précisées dans la rubrique « Modalités pratiques » ci-dessus.
La formation est-elle individuelle ou en groupe ?
Les deux sont possibles. Nous organisons la formation pour une personne seule ou pour une équipe, en intra-entreprise, avec un programme ajusté à votre niveau et à vos objectifs.
Le programme peut-il être adapté à mon entreprise ?
Oui. Avant la formation, nous recueillons vos besoins et positionnons chaque participant. Le formateur s’appuie ensuite sur vos projets et vos supports réels pour que la formation soit directement utile.
Quel est le délai pour démarrer ?
Il dépend du format et du financement. Les délais d’accès sont indiqués dans la rubrique « Modalités pratiques ». Le plus simple est d’en parler avec nous : prendre rendez-vous.
La formation est-elle accessible aux personnes en situation de handicap ?
Oui. Contactez-nous avant l’inscription : notre référent handicap étudie avec vous les adaptations nécessaires (rythme, supports, accessibilité des locaux ou format à distance).